Come sfruttare gli schedari per l’ufficio ottimizzando spazi e gestione dell’archivio

Archiviazione e arredamento da ufficio: quali prodotti scegliere e perché

Solidi, sicuri e spaziosi. È la descrizione degli schedari per l’ufficio ideali, che con poco sforzo consentono di ottimizzare la gestione di pratiche in corso, faldoni relativi alla fiscalità, fascicoli sui clienti e ogni altro documento presente in azienda.

La corretta archiviazione e gestione del materiale cartaceo resta infatti un’esigenza nei contesti professionali, nonostante il largo impiego di strutture digitali. Ed è per questa ragione che la selezione di classificatori e armadi andrebbe condotta con attenzione, tenendo conto delle esigenze aziendali in termini di funzionalità, stile e sicurezza.

Indispensabile la presenza di sistemi di chiusura, perlomeno negli schedari per l’ufficio destinati a documenti che contengono dati sensibili, segreti aziendali e documenti fiscali. Le opzioni sono tante, tra le più gettonate ci sono la serratura a cilindro con chiave e la serratura centralizzata.

Le cose cambiano quando si parla di modelli e dimensioni. In questo caso, la scelta andrebbe condotta tenendo conto di alcuni principi base dell’arredamento. Ad esempio quello di sfruttare al massimo lo spazio in verticale per gli ambienti con metrature ridotte o semplicemente chiamati ad ospitare diverse postazioni di lavoro. Scenari in cui è buona regola optare per mobili che toccano anche i due metri in altezza.

I mobili da ufficio bassi, ossia al di sotto dei 100-120 cm, sono invece una valida soluzione per la creazione di un archivio personale per ogni dipendente, in cui riporre i fascicoli di cui si occupa (o si è occupato) quello specifico lavoratore. Una soluzione utile perché consente di seguire nel tempo una pratica senza mai perderla di vista, riducendo quindi il rischio che si crei confusione con i documenti e che si smarrisca qualche foglio.

L’impatto estetico del mobile da ufficio per l’archivio

C’è poi la questione estetica. Sì, perché anche se chiamati ad un uso esclusivamente pratico, gli schedari per l’ufficio possono essere collocati in ambienti accessibili anche al cliente. È il caso degli armadi che corredano l’arredamento degli uffici direzionali, ma anche di quelli posti in corridoi e openspace. La gradevolezza estetica è quindi rilevante.

Attenzione ai dettagli e al tipo di materiale, ricordando che i mobili da ufficio in metallo tendono ad avere maggiore longevità, ma minore impatto estetico. Possono quindi andar bene se collocati in un’ambiente prettamente funzionale, o comunque in un angolo dell’ufficio poco visibile.

Se invece l’obiettivo è ottimizzare gli spazi sfruttando le pareti dei corridoi per il posizionamento di armadietti, librerie, classificatori e ogni altro arredo utile alla conservazione dei documenti, meglio puntare sul legno. I

l materiale è tipicamente associato a un senso di eleganza e familiarità. Tende infatti a rendere gli ambienti più accoglienti e caldi, senza contare che le molte sfumature naturali sono garanzia di una grande versatilità.